Inne på kundernas/assistansberättigades profiler finns en flik som heter budget. I denna flik kan ni se och skapa budgetar för den specifika kunden/assistansberättigade.
Tänk på att en budget är till för att planera för, och uppskatta på ett ungefär hur mycket pengar en verksamhet kommer att få in (inkomster) och som kommer att gå åt (kostnader).
1. Gå in i kundmodulen.
2. Välj den kunden/assistansberättigade som ni vill skapa en budget hos.
3. Välj fliken "budget".
4. I fliken budget får ni en översikt över alla budgetar som skapats för den specifika kunden (ni kan skapa hur många budgetar ni önskar med olika scenarions).
5. Skapa en ny budget genom att trycka på knappen "ny budget".
6. Välj vilket år ni vill skapa för budget och tryck spara.
7. Den nya budgeten hamnar i listan över budgetar. Klicka på den raden för att komma in i den nya budgeten.
8. Börja med att hämta besluten från kunden, genom att trycka på knappen hämta beslut.
9. Beslutet hämtas nu in från kundens ekonomiflik.
10. Gå nu vidare till fliken grundschema.
11. Här ska ni med hjälp av de grundscheman, alternativt planeringsschema (rekommenderas) som finns skapade i schemamodulen för att få full täckning för året budgeten ska vara för.
12. Bocka i de scheman som behövs för att ge full täckning för hela året eller bocka i det planeringsschemat du skapat specifikt för detta årsbudget.
13. Hela året ska vara grönt och därför kan de vara lättare att skapa ett specifik planeringsschema som är 1 år och som är skapat för budgeten där alla timmar från beslutet är utnyttjade.
14. Ni kan då i staplarna också se om ni använt alla timmar från beslutet, uppdatera genom att trycka på "spara".
Om ni använt för lite:
Om ni använt för mycket:
15. Gå sedan vidare till Personalfliken.
16. Genom att använda knappen ändra kan ni justera personalens löner och se hur det ändras på resultatet för budgeten.
17. Höjer vi exempelvis Bosses lön från 155 kr i timlön till 165 kr går resultatet från 452 677kr till 430 863kr i detta fall.
18. Går vi senare vidare till kostnader så lägger ni till dem genom att trycka på knappen "lägg till".
19. Lägg till kostnader som är specifika för just denna kund i deras budget för det specifika året.
20. Kostnaderna lägger ni till en åt gången, så lägg till, spara, lägg till, spara och så vidare till ni lagt till alla kostnader hos denna kund. Dessa hämtas ifrån de kostnader ni lagt till i företagsinställningar och budget.
21. I rapporter kan ni få ut utfallsrapport, budgetrapport och resultat. Ni behöver importera bokföringsfilen för kunden för att få alla rapporterna att fungera korrekt.
22. I den sista fliken ser ni personalkostnaderna för denna kund och budget.
23. Det finns en ruta för anteckningar som kan användas för att skriva förklaringar till varför en budget skapats på ett visst sätt. Om det exempelvis planeras för en resa eller andra extra utgifter. Det kan vara så att de ska komma in fler timmar på beslutet från FK/kommun med mera.
24. När ni är klara med budgeten kan ni skicka in den som förslag, budgeten blir då låst och ska sedan ska granskas av en VD eller ekonomichef som sedan godkänner den föreslagna budgeten (det beror på hur er verksamhet är uppbyggd).
En inskickad budget kan återkallas av den som skickat in förslaget om något behöver ändras.
25. När du lämnat en budget som förslag så kommer det stå under "förslag inskickat" med datum och vem som skickade in förslaget.
26. Ansvarig kommer sedan kunna se att det finns en föreslagen budget (se instruktion för budgetöversikt) och ska då gå in och kontrollera budgeten och då antingen godkänna eller neka budgeten. En godkänd budget är låst och kan inte ändras.